Política de Tratamiento de Datos Personales

BIT512 SOLUCIONES TI S.A.S., sociedad identificada con NIT 900.976.953-7, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia.

Correo de contacto: admin@bit512.com.co

La presente política se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas concordantes sobre protección de datos personales en Colombia.

Los datos personales recopilados a través de la plataforma Nexus serán utilizados para:

• Gestión de la relación laboral y contractual con empleados y contratistas
• Administración de nómina, seguridad social (EPS, ARL, AFP) y prestaciones
• Control de acceso y seguridad de la plataforma
• Gestión de proyectos, asignación de equipos y registro de horas
• Gestión comercial con clientes y proveedores
• Operación del portal de clientes para registro y seguimiento de tickets de soporte (incidencias, solicitudes, cambios y peticiones de habeas data)
• Envío de encuestas de satisfacción y notificaciones contractuales a los contactos autorizados del cliente
• Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias
• Auditoría interna y cumplimiento de normas ISO 9001, ISO/IEC 27001 y Ley 1581

Los datos sensibles se recopilan exclusivamente para el cumplimiento de obligaciones legales en materia de seguridad social y SG-SST. Los metadatos de acceso al portal se usan exclusivamente con fines de seguridad (ISO 27001 A.8.15).

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581, el titular tiene derecho a:

Los plazos de conservación varían según la categoría de datos y las obligaciones legales aplicables (Art. 11 Decreto 1377):

• Empleados y contratistas: vigencia de la relación laboral/contractual + mínimo 10 años adicionales (legislación laboral colombiana y Ley 594/2000 de archivo).
• Contactos de cliente del portal: hasta 18 meses después de la última actividad o de la finalización del contrato con el cliente-empresa, lo que ocurra primero. Después se desactiva la cuenta (soft-delete) y los datos se purgan según política interna.
• Tickets y PQR habeas data: retención acorde a las obligaciones contractuales con el cliente y los requisitos de auditoría de calidad ISO 9001.
• Logs de auditoría y acceso: conforme a lo requerido por normas ISO 27001 y la legislación sectorial aplicable.

La supresión de datos personales puede solicitarse cuando no exista obligación legal o contractual de conservarlos (Art. 16 Ley 1581). Las solicitudes se atienden en 10 días hábiles (consultas) o 15 días hábiles (reclamos).

En desarrollo de su actividad, BIT512 procesa y almacena datos personales en la infraestructura de Amazon Web Services, Inc. (AWS) ubicada en los Estados Unidos de América (región us-east-1), bajo el modelo de “tratamiento por encargado” regulado por el Decreto 1377 Art. 25.

AWS cuenta con certificaciones SOC 2 Type II, ISO/IEC 27001 e ISO 27017/27018, y mantiene con BIT512 el acuerdo de protección de datos (DPA) vigente. Los datos se transmiten exclusivamente cifrados (TLS 1.2+) y se almacenan cifrados en reposo.

Al autorizar el tratamiento, el titular acepta esta transmisión internacional a una jurisdicción que, aunque no ha sido declarada formalmente de “nivel adecuado” por la SIC, cuenta con garantías contractuales equivalentes mediante el encargo a AWS.

Para ejercer sus derechos como titular (Art. 8 de la Ley 1581), puede comunicarse a:

Los usuarios autenticados del portal de clientes pueden ejercer sus derechos directamente desde la sección “Mis datos y derechos” del portal. Las consultas se atienden en un plazo de 10 días hábiles y los reclamos en 15 días hábiles (Arts. 14-15 Ley 1581), prorrogables por 8 días hábiles adicionales mediando justificación.